Une coordination de site
Université Côte d’Azur est l'un des sites pilotes pour l’expérimentation dans le cadre de la mission de simplification. Cette expérimentation se fait naturellement en coordination entre Université Côte d'Azur, les ONR partenaires (CNRS, INRAE, Inria, INSERM, IRD) et l'OCA en tant qu'établissement composante.
Le chantier Simplification du site Université Côte d'Azur vise à apporter des simplifications au système actuel pour libérer du temps et de l’énergie aux personnels à tous les niveaux, en priorité dans les laboratoires mais aussi dans les services afin d'assurer l'acceptabilité et la pérennité des mesures de simplification mises en place.
Ce chantier est piloté par le CCO – Comité de Coordination Opérationnelle où siègent les DGS / Délégués Régionaux des différents établissements et des organismes du site Université Côte d'Azur ainsi que la Directrice exécutive en charge des grands projets de site.
Un chantier en 3 phases
Le déroulement du chantier inclut 3 phases:
Phase 1 (Oct. 2023-Déc. 2023) - Définition de la méthodologie et des thématiques à traiter en priorité. Une enquête lancée auprès des unités de recherche et des services centraux a permis de dresser une liste conséquente de problèmes et d'en identifier les principaux.
Phase 2 (Jan. 2024 - Juil. 2024) - Diagnostics détaillés des problèmes et propositions de solutions par 5 groupes thématiques mis en place sur les thématiques suivantes :
- Missions/ Gestion / Commandes / Dépenses
- Financement, montage et exécution des projets (projets de recherche et projets de site impactant la Recherche)
- Conventionnements (UMR, reversements, gestion unique, …)
- Diffusion des informations – Fluidification des échanges
- Indicateurs de suivi et de pilotage (SID Recherche de site, …)
Phase 3 (A partir de Sept. 2024) - Mise en œuvre effective des solutions par 10 groupes d'action (groupes "Simplaction") qui ont pour objectif de définir, développer, tester et déployer des solutions dans les domaines suivants :
- Financement de la Recherche (AAP)
- Montage, gestion et exécution des projets : cellules mutualisées, règles / formulaires / processus pour les commandes et les missions
- Délégation Globale de Gestion, modèle économique
- Conventionnements inter-tutelles d’une UMR
- Indicateurs et SID de site
- Santé et Sécurité au Travail (Registre H&S, DUER)
- Sujets transverses : accès à l’information, évaluation / valorisation / pérennisation de la démarche de simplification
Une articulation entre le local et le national
Plusieurs groupes de travail pilotés par le MESR et le groupe Simplification de France Universités assurent une mise en cohérence globale et optimisent l'articulation entre les actions menées en local et au niveau national.